ホームページ制作でよく使うプロジェクト・タスク管理系ツール5選

皆様こんにちは。クリエル制作部 ともまさです。

今回は私がよく使うプロジェクト管理ツールやグループウェアなどをご紹介したいと思います。ツールごとに強みなどが違いますので、それぞれの案件にあったツールを選ぶときの参考になればと思います。

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Wunderlist(ToDoリスト管理)　※サービス終了※

言わずとしれたToDoリストです。

世の中にはさまざまなToDoリストのアプリがありますが、いろいろなアプリを利用して個人的に一番しっくり来たのがWunderlistでした。行動をタスク化して見られるようにするToDoリストですが、私は大まかなToDoしか登録していません。

例えば2月20日までに案件Aの修正を行う必要がある場合は期限を2月19日に設定して【案件A 修正】とToDoリストに登録します。報告や期限のみを基準にToDoリストを登録すれば、雑多になったタスクに埋もれて重要なタスクを見逃す事がなくなり、報告漏れや期限超過などを防ぐことができます。

案件で細かいタスク化が必要な場合は他のツールを使い、Wunderlistはあくまで報告・期限の管理にのみ使い、出社後と退社前の確認で自分の持っている全体の案件の把握に利用します。

• 大まかなタスクを登録しやすく、期限やリマインダーなどのアラートが使いやすい
• 他人との連携が取りにくいので個人のタスク管理向け
• 細かい情報などは登録しにくい

Wunderlist　※2020年5月サービス終了※

backlog(タスク管理)

backlogはタスク管理に長けたツールです。特に作業タスクを報告ごとに分けて使うには最適なツールと言えるでしょう。

作業が複数あり、本番反映のタイミングなどがバラバラの場合はbacklogで別々の作業タスクで管理するのがいいでしょう。担当者が都度都度変更できるので作業者が未作業なのか、ディレクターがまだ未確認なのか、クライアントの返答待ちかなど、誰がボールを持っているか一目瞭然なのも非常に便利です。

作業タスクの管理や作業期限の管理を行うなら、backlogはとても有効なツールと言えるでしょう。

• 作業タスクの管理に長けたツールで、誰がボールを持っているかわかりやすい
• 案件毎の登録になるので細かな案件には向かない。逆に大きな案件に対しては作業タスクごとに分けられるので管理しやすい

タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog

チャットワーク(クラウド会議室)

こちらも有名なので使用してる人も多いのではないでしょうか。チャットワークはグループチャットがメインのツールです。

複数人での意見出しや情報共有が非常に円滑に進みますし、ちょっとした質問や作業依頼などはチャットワークを通して行う場合が多いです。タスク管理の機能もあるので、クライアントからの依頼はそのままタスク化することもできます。

• グループチャットがメインなので、意見交換や情報共有に最適
• チャット形式なので作業依頼などが流れやすいく、早めにタスク化をしなければならない

Chatwork | ビジネスが加速するクラウド会議室

Googleスプレッドシート(万能共有ツール)

複数人で連携して作業を進めるならGoogleスプレッドシートは一番最適なツールでしょう。

Googleスプレッドシートは複数人で同時に加筆・修正できます。終わったセルを塗りつぶすようにすれば全体の進捗がひと目でわかりますし、各々の進捗状況も把握しやすいのでスケジュール管理にも役立ちます。

ちなみに私は個人でやる作業管理もExcelではなくGoogleスプレッドシートをメインで利用しています。理由としてはディレクターへの報告・情報共有がリアルタイムに行えることと、もし自分に急な案件対応が入った場合に他の人に引き継ぎが容易だからです。ID・パスワードなどの大事な情報以外はすべてGoogleスプレッドシートで共有できるのも大きなメリットです。

• 複数人でリアルタイムに加筆・修正が可能なので情報共有がしやすい
• アラート機能などが無いので、報告や期限の管理などにはあまり向かない

Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成、編集できる無料サービス

他部署連携・顧客管理・メール管理系

こちらは一般企業でも導入が多いので利用したことのある方も多いのではないでしょうか。

サイボウズの製品は色々な業務をカバーしています。その中で個人的に利用していいなと思ったのは、届いたメールを複数人で共有し返信などの履歴を管理できるツールのメールワイズです。メールワイズを利用すれば二重対応を防げますし、欠勤した場合のフォローなどもメールの履歴を追えるので対応漏れが減らせます。出張などで不在が多い人の代理での返信なども、メールワイズなら効率的にこなせます。

製品情報 | サイボウズ株式会社

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は管理系のツールをいくつかご紹介いたしました。それぞれのツールごとに強みが違いますので、案件にあったツールを選びたいですね。 ちなみに自分の場合は

• Wunderlist(ToDoリスト管理)…報告・期限系の管理(全案件)
• backlog(タスク管理)…作業が細分化された案件の管理(報告/期限はWunderlistにも登録)
• チャットワーク(クラウド会議室)…グループチャットやグループでの情報共有(簡単な作業のタスク化。Wunderlistにも登録)
• Googleスプレッドシート(万能共有ツール)…実作業のタスク管理/他の人と同時に作業する案件

このように使い分けています。

ベストなツールは案件によって違います。最適なツールを選択し効率的に、抜け漏れのないように作業を進めて行きましょう！